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Politique en matière de communications en ligne

Dans un contexte où les médias sociaux et les plateformes en ligne sont des outils de communications de plus en plus utilisés, on constate un accroissement du nombre d’employées et de bénévoles de la Fondation canadienne des femmes qui s’adonnent à des activités en ligne par le truchement notamment de sites Web personnels, de blogues, de sites de médias sociaux, de plateformes wikis, de forums et de divers sites de partage de photos et de vidéos.

Les lignes directrices qui suivent aideront les employées et les bénévoles à parler de leur travail au sein de la Fondation canadienne des femmes d’une façon ouverte, transparente et responsable. La Fondation canadienne des femmes reconnaît la vaste portée que peuvent avoir les communications dans le cadre de groupes d’échanges en ligne, et que ces communications peuvent entraîner des répercussions tant positives que négatives.

Les communications qui sont faites au nom de l’organisation relèvent avant tout du service du Marketing et des Communications, mais l’usage des médias sociaux par le personnel, les membres du conseil, les donatrices et donateurs et les autres parties prenantes est encouragé et peut favoriser l’atteinte des objectifs de l’organisation. Les lignes directrices qui suivent visent à offrir des conseils utiles et pratiques et ont été conçues pour protéger la Fondation canadienne des femmes.

Pourquoi « personnel » et « privé » ne veulent pas dire la même chose

Si les communications qui ont lieu par le truchement des médias sociaux relèvent principalement de la sphère personnelle, cela ne veut pas dire pour autant qu’il s’agit de communications privées. Dans bien des cas, les conversations écrites qui circulent dans ces réseaux peuvent être retrouvées au moyen de moteurs de recherche comme Google. Même lorsque seuls vos destinataires peuvent lire ce que vous écrivez, il est possible que l’une ou l’un d’entre eux fasse parvenir vos messages à d’autres personnes, rendant ainsi vos propos accessibles à de plus vastes auditoires. Par conséquent, les conversations personnelles qui ont lieu dans les médias sociaux devraient être considérées comme publiques plutôt que privées.

CE QU’IL FAUT ÉVITER QUAND ON AFFICHE DES MESSAGES EN LIGNE

Révéler de l’information confidentielle

Si vous choisissez de bloguer ou de vous exprimer à propos de la Fondation canadienne des femmes dans les médias sociaux ou sur votre site Web personnel, veuillez préserver la confidentialité des propos que vous échangez et respecter la vie privée des femmes, des filles, des donatrices et donateurs et des organisations subventionnées avec qui nous travaillons sur une base quotidienne. La Fondation canadienne des femmes vous encourage à parler du travail que vous effectuez et d’établir des liens fructueux avec vos lectrices et lecteurs et vos abonnés, mais nous vous demandons de consulter nos politiques en matière de vie privée et de confidentialité pour vous assurer de ne pas partager de l’information confidentielle.

Aucuns des récits ou des histoires touchant les femmes, les filles, les organisations subventionnées ou les donatrices et donateurs ne devraient être cités ou référencés sans l’approbation des personnes ou des organisations concernées. Prière de ne jamais mentionner une femme, une fille, une organisation subventionnée ou une donatrice ou un donateur par son nom sans leur permission et de ne jamais discuter de détails confidentiels touchant la situation de ces personnes ou organisations. Il est acceptable de faire état de détails généraux ou d’utiliser des pseudonymes qui ne permettent pas d’identifier les personnes et les organisations tant que l’information échangée ne contrevient à aucune entente de non-divulgation existante ou ne permet pas d’identifier les personnes ou les organisations dont il est question. Prenez soin de protéger la dignité des femmes, des filles, des donatrices ou donateurs et des organisations subventionnées en vous abstenant d’afficher en ligne des commentaires négatifs qui pourraient nuire à leur réputation, même si ces personnes ou ces organisations ne sont pas nommées.

Dans le cadre des messages qu’elles échangent sur les médias sociaux, les employées ne sont pas autorisées à faire référence à des donatrices ou donateurs, des partenaires ou des fournisseurs en employant leur nom, ou de faire état de détails confidentiels relatifs à leurs projets ou rencontres, sans avoir préalablement obtenu la permission de la personne ou de l’organisation à laquelle elles souhaitent faire référence.

Si vous constatez une conduite illégale, non sécuritaire ou contraire à l’éthique de la part d’une employée ou d’une bénévole de la Fondation canadienne des femmes, évitez d’en faire mention sur votre blogue ou dans les médias sociaux où vous avez un compte. Veuillez plutôt vous adresser à votre superviseure ou à notre directrice générale afin de lui faire part de vos préoccupations, pour que les dispositions appropriées puissent être prises.

CE QU’IL FAUT FAIRE QUAND ON AFFICHE DES MESSAGES EN LIGNE

Soyez une bonne ambassadrice

Si l’utilisation des médias sociaux et des outils en ligne relève d’une décision personnelle, vous ne devez jamais perdre de vue que vos comportements et vos opinions se reflètent sur l’organisation. Même lorsque vous ne parlez pas de l’organisation et des enjeux qui la concernent, il est facile pour quiconque de faire le lien entre votre blogue ou votre compte de médias sociaux et votre lieu de travail au moyen d’une simple recherche. Si cela pose problème, songez à utiliser un pseudonyme ou un surnom (p. ex. TorontoGirl) au lieu d’employer votre vrai nom.

Soyez transparente

Si vous écrivez à propos de la Fondation canadienne des femmes, vous avez l’obligation d’indiquer quelle position vous occupez au sein de l’organisation.

Soyez précise

Même si vous exprimez des opinions personnelles sur votre site Web, sur votre blogue, sur Twitter ou sur les sites des réseaux sociaux, faites des recherches afin de vous assurer que les faits que vous mentionnez sont exacts. Assurez-vous d’avoir obtenu l’autorisation des personnes ou des organisations concernées avant d’afficher de l’information confidentielle ou protégée par le droit d’auteur (p. ex. des images).

Faites preuve de considération

Lorsque vous affichez un texte ou un message en ligne, n’importe qui peut le lire, y compris vos collègues, les organisations subventionnées, les donatrices et donateurs et les membres des médias. Avant d’afficher quoi que ce soit, imaginez votre superviseure, les membres de votre famille ou un journaliste local en train de lire ce que vous avez écrit. C’est une excellente façon de déterminer si ce que vous songez à afficher est approprié et si votre texte est prêt à être partagé en ligne.

Le harcèlement, les menaces, l’intimidation, les insultes racistes, les insultes personnelles, l’obscénité, l’intolérance raciale ou religieuse et tous les autres types de comportements interdits en milieu de travail sont également interdits dans le cadre des communications sur les médias sociaux.

Les employées doivent toujours respecter le droit que la loi confère à chaque personne d’exprimer ses opinions, que celles-ci soient élogieuses ou critiques. Respecter signifie faire preuve de tolérance et de considération envers les opinions et les positions des autres, qu’elles soient conformes ou contraires aux vôtres.

Exercez votre jugement

Évitez de faire des commentaires qui pourraient être interprétés comme étant insultants, dégradants, incendiaires ou négatifs. Les médias sociaux regorgent d’opinions variées, et c’est une excellente chose que vous puissiez partager vos opinions, mais il vous faut éviter en tout temps de tenir des propos qui pourraient être considérés comme insultants ou choquants.

Si vous avez des questions ou que vous ne savez pas si votre opinion est contraire à la position adoptée par la Fondation sur un sujet donné, n’hésitez pas à communiquer avec l’équipe des Communications ou avec votre superviseure pour obtenir des éclaircissements avant d’afficher un message ou de signer une pétition en ligne.

Respectez vos engagements professionnels

N’oubliez pas que les messages partagés sur Twitter, sur Facebook ou sur les blogues ainsi que les échanges sur les autres médias sociaux sont des activités à caractère personnel qui doivent avoir lieu à l’extérieur des heures de travail. Assurez-vous de ne pas laisser vos activités en ligne nuire à vos engagements à titre d’employée.

Informez l’équipe des Communications de votre présence sur les réseaux sociaux

Le fait que nos employées et nos bénévoles racontent leurs histoires personnelles et mettent en valeur leurs contributions est un excellent moyen d’élargir notre portée et de mieux faire connaître le travail qu’accomplit tous les jours la Fondation canadienne des femmes. Nous pouvons nous aussi disséminer et faire entendre ces voix si nous sommes avisées de leur existence.

Utilisez des avis de non-responsabilité

Indiquez clairement à vos lectrices et lecteurs que les opinions que vous exprimez sont les vôtres et pas nécessairement celles de la Fondation canadienne des femmes. N’hésitez pas à utiliser l’exemple suivant d’avis de non-responsabilité, qui porte sur les blogues.

Les opinions exprimées dans les billets et les commentaires que vous pouvez lire sur ce blogue ne reflètent pas nécessairement celles de la Fondation canadienne des femmes. Elles constituent des opinions personnelles qui n’engagent que leur auteur. Aucune information comprise sur ce blogue ne doit être considérée comme officielle. Vous pouvez prendre connaissance des positions et points de vue officiels de la Fondation canadienne des femmes en ligne au www.canadianwomen.org.

MESURES DISCIPLINAIRES ET CONSÉQUENCES

Une mauvaise utilisation des médias sociaux peut avoir de graves conséquences, tant pour vous que pour la Fondation canadienne des femmes. Les superviseures ont la responsabilité de s’assurer que leur personnel se conforme à la politique sur les médias sociaux, ce qui signifie qu’elles peuvent prendre des mesures disciplinaires appropriées au besoin.

Si vous ne vous conformez pas aux principes énoncés dans la politique en matière de communications en ligne de la Fondation canadienne des femmes, vous pourriez vous exposer à des mesures disciplinaires. Vous pourriez recevoir un avertissement verbal ou écrit de votre superviseure ou, dans les cas graves, faire l’objet d’un congédiement.

QUESTIONS

Communiquez à info@canadianwomen.org pour obtenir plus d’information ou des éclaircissements à propos de l’un ou l’autre des points abordés précédemment.

Le présent texte est un document évolutif qui fera l’objet de mises à jour régulières afin d’offrir les meilleurs conseils possibles aux employées et aux bénévoles.