Politique en matière de conflit d’intérêt

La Fondation canadienne des femmes, en sa qualité de fondation publique qui verse des subventions à des organisations bénévoles effectuant un travail sur des enjeux liés à la condition des femmes, a élaboré une politique en matière de conflit d’intérêt qui servira de guide aux membres de son conseil d’administration, à ses bénévoles et à son personnel en cas de conflit d’intérêt potentiel ou réel, ou d’apparence de conflit d’intérêt.

Si la Fondation reconnaît et encourage la participation bénévole des membres de son conseil, de ses bénévoles et de son personnel à l’intérieur et au-delà de la communauté des femmes, elle reconnaît aussi la perception de favoritisme et d’iniquité que ces rapports ont le potentiel de susciter face aux activités de la Fondation canadienne des femmes, en particulier le processus d’allocation de subventions.

POLITIQUE

1. Aucune des membres du conseil d’administration ne recevra de rémunération financière en échange de son travail au sein du conseil de la Fondation.
2. Aucune des membres d’un comité de la Fondation ne recevra de rémunération en échange de son travail au sein de ce comité.
3. Toute bénévole qui est membre d’un comité et qui souhaite soumettre une proposition en réponse à un appel de dossiers pour un programme ou une activité de la Fondation qui est directement lié au travail dudit comité devra s’absenter temporairement de ce comité durant la période d’élaboration et de présentation de la proposition, jusqu’à ce qu’une décision définitive soit prise relativement à la soumission retenue. Si la soumission présentée par la bénévole remporte l’appel de dossiers, la bénévole devra démissionner du comité. Les membres du conseil d’administration ne sont pas autorisées à soumissionner dans le but d’obtenir un travail rémunéré à la Fondation.
4. La rémunération ou les indemnités quotidiennes versées à des membres du conseil ou du personnel ou à des bénévoles pour la présentation d’exposés ou de conférences, la rédaction d’articles ou pour d’autres activités ou services similaires fournis au nom de la Fondation sont considérées comme un revenu pour la Fondation. Pour s’assurer que cette règle soit mise en vigueur, les oratrices ou les rédactrices doivent demander que le chèque soit fait à l’ordre de la Fondation.
5. Les membres du conseil d’administration et du personnel ainsi que les bénévoles sont tenues de signaler tout conflit d’intérêt potentiel lorsqu’une organisation pour le compte de laquelle elles effectuent un travail bénévole ou rémunéré présente une demande de subvention à la Fondation.

Lorsqu’une bénévole ou une membre du personnel prend directement part au processus de prise de décision relativement à l’allocation d’un financement à une telle organisation, elle doit s’abstenir de participer au vote.

6. Les membres du conseil d’administration et du personnel ainsi que les bénévoles ne doivent pas accepter de dons ni de services de la part d’un demandeur potentiel de subvention à la Fondation. Les dépenses engagées par les membres du conseil ou du personnel ou les bénévoles dans leurs interactions avec les demandeurs (par exemple les frais de repas et de transport) sont couvertes par la Fondation.
7. Lorsqu’une bénévole ou une membre du personnel prend directement part au processus de prise de décision entourant l’achat d’articles et de services d’un fournisseur qui représente pour elle un intérêt financier direct ou indirect, elle doit révéler l’existence de cet intérêt, déclarer qu’il y a conflit et s’abstenir de prendre part à toute discussion ou vote sur la question.
8. Lorsqu’une administratrice, une membre du personnel, une membre du comité des finances et de l’administration ou une conseillère (en investissement) auprès de la Fondation canadienne des femmes a un intérêt financier direct ou indirect dans un investissement concernant la La Fondation canadienne des femmes, cette personne doit, le plus rapidement possible, révéler l’existence de cet intérêt, déclarer qu’il y a conflit et s’abstenir de prendre part à toute discussion ou vote sur la question. La divulgation d’un conflit d’intérêt doit être effectuée au moment où la question est soulevée dans le cadre d’une réunion du conseil d’administration ou du comité des finances et de l’administration, ou dès que la personne concernée prend conscience de l’existence de l’intérêt.
9. Toute divulgation d’un conflit d’intérêt doit être consignée dans le procès-verbal de la réunion du comité ou du conseil d’administration où elle a lieu.

Toute omission, par une personne, de se conformer aux dispositions énoncées dans la présente Politique en matière de conflit d’intérêt n’entraînera pas en soi l’invalidation, par la Fondation canadienne des femmes, d’une décision, d’un contrat ou de toute autre entente.