Politique de protection des renseignements personnels

Notre engagement

La Fondation canadienne des femmes s’engage à assurer la protection des renseignements personnels qui lui ont été confiés par ses donateurs et par d’autres personnes. La Fondation assure la gestion des renseignements personnels conformément à toutes les lois relatives à la protection des renseignements personnels auxquelles elle est assujettie.

Même si la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ne s’applique pas à la plupart des activités de la Fondation canadienne des femmes, nous cherchons constamment à nous conformer aux meilleures pratiques. C’est la raison pour laquelle nous suivons les principes du Code type de la Norme nationale du Canada sur la protection des renseignements personnels sur lequel se fonde la LPRPDE.

La présente politique énonce les principes et les pratiques que nous appliquons afin de protéger vos renseignements personnels.

Cette politique sera revue chaque année par le conseil d’administration et modifiée au besoin.

Définition des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont des renseignements qui permettent d’établir l’identité d’une personne. Ils englobent le nom d’une personne, son adresse domiciliaire et son numéro de téléphone, son âge, son sexe, sa situation de famille, un numéro identificateur, de l’information de nature financière ou portant sur les dons, la scolarité, etc. Tous les renseignements personnels sont traités comme de l’information sensible.

Nos principes

1. RESPONSABILITÉ

La Fondation canadienne des femmes est responsable de tous les renseignements personnels sur les donateurs qui sont en sa possession sur support papier ou électronique, dans des systèmes de messagerie vocale ou dans d’autres formats. Les renseignements personnels portant sur les bénévoles, les personnes qui posent leur candidature à un poste et les employés sont soumis à des protocoles similaires.

En consultation avec le conseil d’administration, la présidente et directrice générale est responsable de l’élaboration de lignes directrices et de procédures internes écrites relatives à la collecte, l’utilisation, la divulgation, le stockage et la destruction des renseignements personnels.

Tous les employés, les bénévoles et les fournisseurs de services autorisés de la Fondation canadienne des femmes sont tenus de préserver la confidentialité des renseignements personnels.

Nous prenons toutes les précautions nécessaires pour assurer la confidentialité de ces renseignements.

2. MISE AU COURANT DE L’OBJET D’UNE COLLECTE ET LIMITATION DES RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS

Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels qui sont utilisés uniquement par la Fondation canadienne des femmes, principalement aux fins suivantes :

• Administrer vos dons et émettre un reçu pour don de bienfaisance
• Vous adresser des remerciements et, avec votre consentement, reconnaître votre don
• Vous informer des activités et des programmes de la Fondation
• Vous inviter aux événements de la Fondation

Nous informons les personnes auprès de qui nous recueillons des renseignements personnels, avant et au moment de la collecte de ces renseignements, des fins auxquelles ils sont destinés. Les seules occasions où nous ne fournissons pas cette information sont lorsqu’une personne fournit des renseignements dans un but évident (par exemple, lorsqu’elle fournit des renseignements sur sa carte de crédit ou son compte en banque afin de faire un don, et que ces renseignements sont utilisés uniquement pour traiter le paiement).

Nous obtenons les renseignements personnels de façon légale et équitable.

Les renseignements personnels recueillis se limitent à ceux dont nous avons besoin pour les fins indiquées.

3. CONSENTEMENT

Nous recueillons, utilisons ou divulguons vos renseignements personnels seulement avec votre autorisation, sauf dans certaines circonstances particulières où la collecte, l’utilisation ou la divulgation de ces renseignements sans votre consentement sont autorisées ou requises par la loi.

Vous pouvez donner votre autorisation verbalement ou par écrit, ou de façon implicite (par exemple, lorsque vous fournissez de l’information dans un but évident). Vous pouvez procéder verbalement, par voie électronique ou par écrit.

La Fondation canadienne des femmes cherche à obtenir le consentement direct des personnes concernées pour recueillir des renseignements sensibles et confidentiels. L’exception à cette règle est la collecte d’information auprès des employés pour la préparation des feuilles de paye.

Une personne peut retirer en tout temps son consentement à l’utilisation et à la divulgation de ses renseignements personnels, moyennant un préavis raisonnable, à moins que ces renseignements personnels soient nécessaires à l’exécution d’obligations incombant à la Fondation canadienne des femmes en vertu de la loi.

4. LIMITATION DE L’UTILISATION, DE LA DIVULGATION ET DE LA RÉTENTION

Nous ne procéderons à la mise à jour de vos renseignements personnels que dans la mesure où cette opération est nécessaire aux fins auxquelles ils ont été recueillis.

Si nous souhaitons utiliser ou divulguer vos renseignements personnels dans le but d’en faire une nouvelle utilisation, nous demanderons votre consentement. Si la loi le permet, nous pourrions omettre de demander votre consentement.

5. EXACTITUDE

Nous prenons toutes les mesures raisonnables et adoptons des procédures adéquates dans le but de nous assurer que les renseignements personnels qui sont en notre possession sont exacts, complets et à jour. Si vous avez des raisons de croire que certains des renseignements personnels que nous avons recueillis sont inexacts ou incomplets, vous avez le droit de nous demander d’y apporter les changements appropriés ou de les supprimer. Nous effectuerons les changements demandés dans les plus brefs délais.

6. MESURES DE PROTECTION

Nous nous abstenons de vendre et d’échanger les renseignements personnels, et de les partager sans autorisation préalable.

Nous assurons la protection des renseignements personnels en ayant recours à des mesures appropriées proportionnelles au caractère sensible de l’information.

Nous faisons tous les efforts raisonnables et adoptons des procédures appropriées afin de prévenir tout mauvais usage, perte, divulgation ou modification des renseignements personnels, ainsi que tout accès non autorisé à ces renseignements.

Nous employons des mesures de sécurité appropriées lorsque nous procédons à la destruction des renseignements personnels, notamment le déchiquetage des dossiers imprimés et la suppression définitive des données électroniques.

Nous ne conservons les renseignements personnels qu’aussi longtemps qu’ils nous sont nécessaires pour les fins auxquelles ils ont été recueillis.

7. OUVERTURE

La Fondation canadienne des femmes mettra volontiers à votre disposition l’information sur ses politiques et ses pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels.

8. ACCÈS INDIVIDUEL

Les individus ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels, qui se trouvent dans un fichier sous la garde ou le contrôle de la Fondation canadienne des femmes.

Les individus ont également le droit de savoir comment nous avons recueilli leurs renseignements personnels et de connaître l’utilisation qui en est faite.

Les demandes d’accès à vos renseignements personnels peuvent être faites par écrit et adressées à la Fondation canadienne des femmes. Nous répondrons à vos demandes dans les plus brefs délais.

9. CONTESTATION DE LA CONFORMITÉ

Vous pouvez déposer une plainte en communiquant avec la présidente et directrice générale ou les coprésidentes du conseil.

Nous vous expliquerons la façon de procéder et vous informerons des autres procédures existantes pour formuler une plainte. Nous ferons toutes les démarches raisonnables à notre disposition pour examiner l’ensemble des plaintes. Si une contestation est justifiée, nous prendrons toutes les mesures appropriées pour remédier à la situation, y compris changer nos politiques et nos pratiques, au besoin.

Pour obtenir des renseignements sur la collecte, l’utilisation ou les renseignements personnels par la Fondation canadienne des femmes, ou pour demander l’accès à vos renseignements personnels, veuillez nous contacter par téléphone au 416-365-1444 ou par courriel à info@canadianwomen.org